O υπεύθυνος του Financial Audit & Development Dpt της HotelBrain, Νικόλας Χαραλαμπόπουλος θυμάται πώς ανακάλυψε, εξερεύνησε και τελικά κατέκτησε το U.S.A. μια ομάδα επαγγελματιών – φίλων της ελληνικής ξενοδοχειακής βιομηχανίας.Το Ενιαίο Σύστημα Παρακολούθησης Λογαριασμών Ξενοδοχείων που χρησιμοποιεί η HotelBrain για τα συνεργαζόμενα ξενοδοχεία της, έμελλε να αλλάξει στη συνέχεια ριζικά τον τρόπο λειτουργίας τους.
To UniformSystemofAccounts for the Lodging Industry (U.S.A.), είναι ένα Ενιαίο Σύστημα Παρακολούθησης Λογαριασμών για την ξενοδοχειακή βιομηχανία. Αποτελεί μια διεθνώς αποδεκτή μέθοδο παρακολούθησης λειτουργικών εσόδων, μισθοδοσίας και λειτουργικών εξόδων και επιπροσθέτως, εμπεριέχει χρήσιμα στατιστικά καθώς και ένα ευρύ φάσμα αναλυτικών εκθέσεων αναφοράς.
Η ιδέα για την δημιουργία του συστήματος ανήκει στην Ένωση Ξενοδοχείων της Νέας Υόρκης σε μια προσπάθεια εγκαθίδρυσης ενός κοινού τρόπου παρακολούθησης των λειτουργικών και οικονομικών αποτελεσμάτων των ξενοδοχείων – μελών της.
Έτσι, το 1929 κυκλοφορεί η πρώτη έκδοση του εγχειριδίου, αποτελώντας ταυτόχρονα μια από τις πρώτες προσπάθειες, σε οποιοδήποτε κλάδο, για τη δημιουργία ενιαίων λογιστικών προτύπων, τρόπου παρακολούθησης και ελέγχου καθώς και οικονομικών εκθέσεων αναφοράς (financial reporting) που θα βασίζονταν στις ιδιαίτερες πρακτικές λειτουργίας της ξενοδοχειακής βιομηχανίας.
Από το 1961 έως και τη σημερινή 10η έκδοση, η ευθύνη για την κατά καιρούς αναθεώρηση του U.S.A. και την ενσωμάτωση τυχόν αλλαγών στις νέες εκδόσεις, ανήκει αποκλειστικά στην επιτροπή οικονομικών της Ένωσης Ξενοδοχείων & Motels των Η.Π.Α. (American Hotel & Motel Association) με τη καθοδήγηση της Διεθνούς Ένωσης Λογιστών Ξενοδοχείων (International Association of Hospitality Accountants) και των οικονομικών συμβούλων της Ένωσης Ξενοδοχείων της Νέας Υόρκης.
Όπως γίνεται κατανοητό από τα παραπάνω, το U.S.A. αποτελεί εδώ και πολλά χρόνια τον κοινό τρόπο υπολογισμού και παρακολούθησης αποτελεσμάτων εκμετάλλευσης για όλες τις διεθνείς ξενοδοχειακές αλυσίδες αλλά και για χιλιάδες ακόμα ανεξάρτητα ξενοδοχεία σε όλο τον κόσμο.
Περιττό να αναφερθεί, ότι όλα τα μεγάλα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, οι οίκοι αξιολόγησης αλλά και οι περισσότεροι ανεξάρτητοι επενδυτές ζητούν αποτελέσματα εκμετάλλευσης ή/και προβλέψεις βασισμένες στο Uniform System of Accounts, προκειμένου να πάρουν αποφάσεις σχετικά με την αγορά, πώληση ή μακροχρόνια μίσθωση οποιουδήποτε ξενοδοχείου.
Από την άλλη μεριά, το U.S.A. έχει κατά καιρούς αντιμετωπισθεί με σκεπτικισμό από λογιστές, οικονομικούς και γενικούς διευθυντές ξενοδοχείων. Η τελευταία δημοσιευμένη έρευνα σχετικά με τα παραπάνω (πραγματοποιήθηκε το 1996, όταν ακόμα “έτρεχε” η 9η έκδοση) αναδεικνύει ως κύρια σημεία προβληματισμού και κριτικής του συστήματος τα ακόλουθα:
- Το σύστημα δεν μπορεί να ικανοποιήσει όλες τις ανάγκες και ιδιαιτερότητες όλων των ξενοδοχείων.
- Ο βαθμός χρηστικότητας του συστήματος στα μικρού μεγέθους ξενοδοχεία είναι κατά πολύ μικρότερος από ότι στα μεγάλα.
- Τα financial statements (οικονομικές αναφορές) του συστήματος θεωρούνται πολύπλοκα, ιδιαίτερα όταν το U.S.A. βρίσκεται σε πλήρη ανάπτυξη.
- Οι διαδικασίες προετοιμασίας των reports είναι χρονοβόρες με αρκετή γραφειοκρατία.
Παρ’ όλα αυτά, η πλειοψηφία των ξενοδοχείων σε όλο τον κόσμο εξακολουθεί να το εμπιστεύεται ως τη μοναδική «κοινή γλώσσα» σε ότι αφορά στα οικονομικά, λογιστικά και ελεγκτικά πρότυπα της ξενοδοχειακής βιομηχανίας.
U.S.A. inbrief
Η ουσία του συστήματος βρίσκεται στο διαχωρισμό του ξενοδοχείου σε κέντρα εσόδων και κέντρα κόστους ανάλογα με το τμήμα. Εξ’ ορισμού, τα τμήματα στα οποία λαμβάνει την υπηρεσία ο πελάτης αποτελούν τα κέντρα εσόδων και σε αυτά, για ένα τυπικό ξενοδοχείο, περιλαμβάνονται τα τμήματα δωματίων, επισιτισμού και άλλα τμήματα. Η τυπική παρακολούθηση σε κάθε ένα από τα παραπάνω τμήματα περιλαμβάνει:
- Τα λειτουργικά τους έσοδα
- Τα λειτουργικά τους έξοδα
- Τη μισθοδοσία τους
Από την άλλη μεριά, όλα τα υπόλοιπα τμήματα θεωρούνται κέντρα κόστους μόνο και μάλιστα ονομάζονται μη-κατανεμηθέντα λειτουργικά έξοδα, υπό την έννοια ότι αφορούν στη συνολική λειτουργία του ξενοδοχείου και έτσι δεν επιμερίζονται στα κέντρα εσόδων. Τα τμήματα αυτά σε ένα τυπικό ξενοδοχείο είναι τα ακόλουθα:
- Τμήμα Διαχειριστικών & Γενικών Εξόδων
- Τμήμα Πωλήσεων & Marketing
- Τμήμα Επισκευών, Συντήρησης & Ενέργειας
Η Βασική Αμοιβή Διαχείρισης (αφορά μόνο στα ξενοδοχεία που έχουν συμβόλαια διαχείρισης με εταιρείες management) είναι το τελευταίο λειτουργικό έξοδο πριν τον υπολογισμό του Μικτού Λειτουργικού Κέρδους αφού συνήθως υπολογίζεται είτε ως πάγια αμοιβή είτε ως ποσοστό στον συνολικό καθαρό τζίρο του ξενοδοχείου.
Σε αυτό το σημείο, στο Μικτό Λειτουργικό Κέρδος δηλαδή, σταματά η ευθύνη οποιασδήποτε εταιρείας management.
Τέλος, το σύστημα περιλαμβάνει και μη-λειτουργικούς κωδικούς, κωδικούς παγίων δαπανών, έξοδα που αφορούν στην ιδιοκτήτρια εταιρεία κλπ. έτσι ώστε ο επιχειρηματίας (εάν το επιθυμεί) να έχει μια συνολική εικόνα της επιχείρησής του.
Η εμπειρία της HotelBrain από το U.S.A. (ή, αλλιώς, η ιστορία του μικρού Νικόλα και των φίλων του…)
Η HotelBrain χρησιμοποιούσε έως και το 2010 ένα τροποποιημένο U.S.A. για λόγους ευκολίας χρήσης και μεγέθους των ξενοδοχείων-συνεργατών της, ενώ από την 1η Ιανουαρίου 2011 χρησιμοποιεί πλέον το σύστημα σε κανονική ανάπτυξη τμημάτων.
Σε αυτό, μεγάλο ρόλο έπαιξε η συνεργασία της εταιρείας με την Software Underground και το Hart PMS. Τα ξενοδοχεία της HotelBrain έχουν πλέον τη δυνατότητα να παρακολουθούν τα λειτουργικά αποτελέσματα εκμετάλλευσης (έσοδα, μισθοδοσία και έξοδα) σε U.S.A. μορφή από ένα σύστημα και χωρίς κανένα interface παρά μόνο τη διαχείριση αποθήκης (εφόσον υπάρχει).
H αλήθεια είναι πως η αρχή ήταν αρκετά δύσκολη αφού μέσα σε πολύ λίγο χρονικό διάστημα έπρεπε:
- Να αλλάξουν τα μοντέλα προϋπολογισμών της εταιρείας.
- Να δημιουργηθεί η δομή του συστήματος και να δοθεί στην Software Underground για προγραμματισμό (αυτό, μόλις πριν από και λίγο καιρό κατάλαβα τι πραγματικά σημαίνει!).
- Να ενσωματωθεί ο προϋπολογισμός στο σύστημα, έτσι ώστε να υπάρχουν συγκριτικά αποτελέσματα.
- Να αλλάξουν μορφή σχεδόν όλα τα οικονομικά reports.
- Να μεταφραστούν οι κωδικοί στα Ελληνικά και να καταρτιστεί επεξηγηματικό εγχειρίδιο.
- Να δοκιμασθεί το, ουσιαστικά καινούργιο, software.
- Να εκπαιδευτούν όλοι οι διευθυντές καθώς και αρκετοί εμπλεκόμενοι από τις ιδιοκτήτριες εταιρείες,
Κι όλα αυτά σε τριάντα επτά (37, καλά διαβάζετε…) ξενοδοχεία…, τότε.
Και να φανταστείτε ότι όλα ξεκίνησαν από ένα διάλλειμα για τσιγάρο και καφέ, το Νοέμβριο του 2010, έξω από τα γραφεία της Luxury Hotel Partners UK και των Small Luxury Hotels of the World στο Λονδίνο.
Οι “παραιτήσεις” της στιγμής μετά την απόφαση αρκετές (έτσι όμως είναι πάντα στις δουλείες: αποφασίζει ο ένας και εκτελούν οι πολλοί), η επιστροφή από το Λονδίνο με άφθονο γέλιο (το οποίο δεν έλλειψε ποτέ καθ’ όλη τη διάρκεια της ανάπτυξης της εφαρμογής – έχει μείνει ιστορικό το περίφημο Eleni’s Report) και άφθονα νεύρα επίσης. Όμως, από την επόμενη κιόλας ημέρα, η συνεργασία όλων και η συμβολή τους στην επιτυχία του εγχειρήματος ήταν απλά παροιμιώδης.
Αυτό, ωστόσο, που πρέπει όμως να επισημάνω είναι ότι χωρίς αυτούς που ελέγχουν -και όχι απλά καταχωρούν- το σύστημα από μόνο του δεν έχει καμία αξία. Οι άνθρωποι που το χρησιμοποιούν καθημερινά με πολύ μεγάλη επιμέλεια και σχολαστικότητα, αξίζουν και τα περισσότερα μπράβο. Χωρίς αυτούς, εμείς δεν θα είχαμε καμία πληροφορία και δεν θα μπορούσαμε να πάρουμε καμία απόφαση.
Αυτά. Να το προσέχουμε για να ξέρουμε…
Υ.Γ.: Αφιερωμένο σε όλους όσοι ήταν τότε εκεί (τον Πάνο, τον Βαγγέλη, τον Νίκο, την Ελένη και τη Μαρία), την Μαρία Λ. και βέβαια στον Σπύρο, τον Πάνο, την Βίκυ και τη Χριστιάνα.
